Digitale Wartung mit QR-Code dokumentieren

Ein kommunales Facility-Management-Team betreut mehrere Gebäude mit über 200 technischen Anlagen – von Heizungs- und Lüftungssystemen bis zu sicherheitsrelevanten Einrichtungen. Um Wartungen effizienter, nachvollziehbarer und sicherer zu machen, wurde der gesamte Prozess mit QR-Codes digitalisiert.

Herausforderung

Bei der bisherigen papierbasierten Dokumentation traten regelmäßig folgende Probleme auf:

Kein schneller Zugriff

Kein schneller Zugriff auf Wartungshistorien vor Ort

Unklare Zuständigkeiten

Unklare Zuständigkeiten durch fehlende Dokumentation

Zeitverlust

Zeitverlust durch Suchen von Geräten und Ordnern

Compliance-Risiken

Prüfberichte nicht vollständig oder nicht auffindbar bei Kontrollen (z. B. TÜV)

Die Lösung: QR-Code-basierte Wartungsdokumentation

Durch die Einführung einer digitalen Wartungssoftware mit QR-Code-Integration wurde der gesamte Prozess grundlegend vereinfacht.

So funktioniert's:

1

Individuelle QR-Codes

Jede technische Anlage erhält einen individuellen QR-Code

2

Mobile Scanning

Mitarbeiter scannen den Code vor Ort mit Smartphone oder Tablet

3

Direkt verfügbar sind:

Wartungspläne & Prüfprotokolle
Anlagendaten & Herstellerhinweise
Wartungshistorien & Zuständigkeiten
Digitale Checklisten für die Dokumentation

Vorteile auf einen Blick

Mobile Nutzung vor Ort

Wartungen direkt an der Anlage dokumentieren – ohne Papier, ohne Nacharbeit

Transparente Prozesse

Jeder Schritt ist nachvollziehbar: Wer hat wann was gemacht?

Zeitersparnis

Kein Suchen mehr nach Unterlagen, keine Rückfragen – alles sofort abrufbar

Revisionssicher

Prüfberichte sind jederzeit verfügbar – ideal bei internen oder externen Kontrollen

Bessere Zusammenarbeit

Informationen sind nicht personengebunden, sondern an der Anlage verknüpft

Fazit

Was als pragmatische Idee begann – QR-Codes an Anlagen – entwickelte sich schnell zum echten Game-Changer im Alltag.

Digitale Wartung schafft Klarheit, spart Zeit und reduziert Risiken.

Gerade im Facility Management, wo Effizienz und Verlässlichkeit entscheidend sind, ermöglicht die Kombination aus mobiler Anwendung und systemgestützter Dokumentation ein neues Niveau an Transparenz.

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